Recomendaciones Gestion de Centros

La aplicación del estado de Alarma a nivel nacional está provocando cambios en las formas de gestión del negocio de Self Storage. Desde AESS os proponemos algunas estrategias altamente efectivas que te permitirán seguir gestionándolo y mejorar tu relación con los clientes.

Comunicación

Si no lo has hecho ya, es un buen momento para actualizar tu base de datos accesible desde fuera de tu centro.

Es importante que tú lleves el control y que tus clientes aprecien en ti una preocupación genuina con una comunicación constante y efectiva.

Aprovecha el momento para mejorar tu posicionamiento con tus clientes, tanto activos como inactivos, e informales sobre los cambios y procedimientos que estás implantando para su seguridad.

No descartes incluir en tu web información sobre cierre, horarios, acceso, etc.

Comunica a tus clientes los servicios básicos activos y aquellos servicios que quedan cancelados temporalmente (mudanzas, venta de material de embalaje, coworking, mozo de almacén…)

Puede haber reservas en línea, que bien por horario o por falta de personal no vas a poder atender, vigila bien ese canal de comunicación y anticípate.

Solo señalarte que la actitud hacia sus necesidades puede ser clave en vuestra futura relación comercial.

Plan de contingencia

Es inevitable que tú o tus empleados hayáis tenido un contacto de riesgo, desarrolléis la enfermedad o se incrementen las medidas de aislamiento.

En la medida que puedas, ten en cuenta lo siguiente:

  • Acceso a los sistemas de forma remota del personal que tenga trabajo de gestión y administración.
  • Telecomunicaciones. ¿Puedes tú y tus empleados comunicaros de forma efectiva desde casa?
  • Anticipa en lo que puedas las necesidades de material informático y prevé plazos más largos de entrega según vayamos avanzando en el estado de alarma.
  • Sistemas de seguridad controlados y gestionables en remoto.

Prevé reacciones adversas de los clientes derivadas de la situación de estrés y frustración. Rotura de candados, daños a instalaciones, etc.

Gestión de tráfico

Aunque la asistencia a los centros se ha reducido cuantiosamente, hay clientes que precisan de forma inevitable hacer uso de las instalaciones.

En los centros que lo precisen, puedes implantar horarios agendados de acceso previo aviso. Bien explicado, les muestras tu preocupación por su seguridad minimizando el contacto entre clientes.

Puedes prever el acceso a nuevos espacios colocando candados con combinación que comuniques por mail al cliente.

Hay clientes que en esta situación excepcional reciben mercancías de primera necesidad. Prepara la zona de recepción de mercancías y el protocolo de horarios y accesos a transportistas.

 

Facturación

Revisa bien tus contratos y fíjate bien como has previsto la situación de fuerza mayor.Estamos recibiendo información de socios de toda España que nos informan de varias casuísticas relacionadas con el fin de contrato, pero mayormente dos tipologías de cliente:

    • Ya habían comunicado su intención de desvincularse con el centro, pero que se han visto impedidos de recoger su material y solicitan que se paralicen los pagos con la fecha comunicada
    • Comunican en este momento su intención, pero desplazan la fecha de salida hasta la finalización del estado de alarma

Siendo una decisión propia de cada centro, desde AESS recomendamos estrategias distintas. En paralelo, estamos trabajando con el departamento jurídico de la Asociación, para aclarar las consecuencias legales y os informaremos en breve.

Verifica bien que los clientes tienen acceso libre a sus espacios y que el servicio dado durante la crisis se adapta a lo contratado para evitar futuras reclamaciones. De no ser así, anticípate y proponles alternativas.

Higiene preventiva

Conviene tener siempre presente las consignas básicas de seguridad y adaptarlas a tu centro.

Maximiza la higiene preventiva, entre otros en:

      • Teclados
      • Marcos de puerta
      • Manillas
      • Elementos móviles accesibles por los clientes

En la medida de lo posible, higieniza tu centro varias veces al día y házselo saber a tu cliente. Un simple cuadro en el acceso de clientes con identificación de fechas y horas en las que se ha realizado la limpieza le tranquilizará y te permite tener un posicionamiento más cercano.

Empatiza con el cliente y pon guantes desechables a su disposición.

Lavarse las manos frecuentemente, sigue siendo la forma más efectiva de prevenir contagios. Recuérdaselo a tu equipo.

Se vigilante contigo mismo y tu equipo. Preocúpate de que las personas que tengan que atender clientes, no muestren síntomas o signos de enfermedad

Como nota final, el autoalmacenamiento es una operación de bajo riesgo y así debemos de comunicárselo a nuestros clientes y empleados.

No existen aglomeraciones en los centros y el tráfico es fácilmente gestionable con las indicaciones que hemos dado.

Los miembros del personal que estén enfermos, independientemente de si se les realizó una prueba de COVID-19, deben quedarse en casa.

Mantente alerta, pero continúa con tus actividades habituales dentro del marco legal pertinente a cada momento